Gang van zaken

Bij het maken van onderzoeks- en begeleidingsafspraken houden wij ons aan de adviesdata voor schoolvakanties van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Op onderstaande momenten is Quadraat gesloten en zijn wij alleen op afspraak geopend.

Schooljaar 2024-2025:

• Start schooljaar
  Maandag 26 augustus 2024

• Leidens Ontzet
  Donderdag 3 oktober 2024

• Herfstvakantie
  28 oktober t/m 3 november 2024

• Kerstvakantie
  Vrijdag 20 december vanaf 12:00 uur
  t/m 5 januari 2025

• Voorjaarsvakantie
  22 februari t/m 2 maart 2025

• Goede vrijdag
  Vrijdag 18 april 2025

• Meivakantie
  Vrijdag 18 april t/m maandag 5 mei 2025, inclusief:

  • Goede vrijdag
    Vrijdag 18 april

  • Tweede paasdag
    Maandag 21 april

  • Bevrijdingsdag
    Maandag 5 mei

• Hemelvaartweekend
  Donderdag 29 + vrijdag 30 mei 2025

• Tweede Pinksterdag
  Maandag 9 juni 2025

• Zomervakantie
  Vrijdag 18 juli vanaf 12:00 uur
  t/m 31 augustus 2025

Schooljaar 2025-2026:

• Start schooljaar
  Maandag 1 september

Wij respecteren de privacy van onze cliënten. Wij geven daarom nooit zonder toestemming van u en uw kind informatie aan anderen (scholen, andere begeleidende instanties, etc.).

Bij Quadraat hanteren we een vast uurtarief. De kosten voor onderzoek en de verschillende begeleidingsvormen worden berekend aan de hand van dit uurtarief.

Jaarlijks indexeren wij in de maand mei onze tarieven. Hiervoor gebruiken wij de Consumenten Prijs Index (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Bij aanvang van een nieuw schooljaar (per 1 augustus) worden de nieuwe tarieven gehanteerd.

U heeft uw zoon of dochter aangemeld bij een particuliere instelling. Dat betekent dat u de kosten in principe zelf moet betalen.

Het is in alle gevallen belangrijk om informatie in te winnen bij uw verzekeringsmaatschappij over vergoedingen, die mogelijk buiten de basisverzekering om voor u gelden. Wij raden u aan om bij uw verzekering te informeren of u de kosten kunt declareren en naar de manier waarop u dat kunt doen.

Onze medewerkers richten zich op de inhoud van diagnose en behandeling. Binnen Quadraat hebben we afgesproken dat vragen over financiële zaken (facturen, PGB en verzekeringskwesties) niet door hen worden beantwoord. Met eventuele vragen over dit onderwerp kunt u terecht bij onze operationeel directeur, Manon de Bakker.

Quadraat bevindt zich op loopafstand van winkelcentrum De Luifelbaan. Daarnaast is het mogelijk om tijdens het onderzoek of de begeleiding te wachten in onze wachtruimte. Hierbij is het mogelijk gebruik te maken van ons WiFi-netwerk.

Na het eerste contact met Quadraat volgt in de meeste gevallen een kennismakingsgesprek met één van de medewerkers. Meestal, maar niet altijd, is dat degene die met uw kind zal gaan werken.

Tijdens de intake van ongeveer 60 minuten bespreken wij graag met elkaar wat de hulpvraag is en vertellen wij wat we voor kinderen en jongeren kunnen betekenen. Dit kennismakingsgesprek is geheel vrijblijvend. Wij brengen hiervoor geen kosten in rekening.

Na het kennismakingsgesprek neemt u de beslissing of u uw kind definitief zult aanmelden voor een vorm van onderzoek of begeleiding.

Wij verzoeken u vriendelijk relevante voorinformatie vooraf te delen (of mee te nemen naar het kennismakingsgesprek).

Het onderzoeksverslag wordt binnen vijf werkweken* na de onderzoeksdatum per post naar u toegestuurd.

* Vakantieweken worden niet meegeteld.

De onderzoeksresultaten worden via onze online cliëntomgeving Cliendo gedeeld als concept-verslag. Vervolgens wordt dit verslag in een adviesgesprek toegelicht door de onderzoeker. Hierbij worden ook de (handeling)adviezen doorgenomen. Na het gesprek wordt het ondezoeksverslag definitief gemaakt.

Indien een tweede adviesgesprek gewenst is, bijvoorbeeld op school met de intern begeleider, zorgcoördinator en/of leerkracht(en), wordt deze los in rekening gebracht. Wij hanteren daarvoor ons uurtarief.

Na het eerste contact met Quadraat volgt in de meeste gevallen een kennismakingsgesprek met één van de medewerkers. Dit kennismakingsgesprek is geheel vrijblijvend. Wij brengen hiervoor geen kosten in rekening. Meestal, maar niet altijd, is dat degene die met uw kind zal gaan werken.

Tijdens de intake van 45-60 minuten bespreken wij graag met elkaar wat de hulpvraag is en vertellen wij wat we voor kinderen en jongeren kunnen betekenen. Wij verzoeken u vriendelijk relevante voorinformatie vooraf te delen of mee te nemen naar het kennismakingsgesprek.

Na het kennismakingsgesprek neemt u de beslissing of u uw kind definitief zult aanmelden voor een vorm van begeleiding.

Eventuele bijkomende kosten voor een startmeting en/of licentiekosten voor oefensoftware (bijvoorbeeld bij een werkgeheugentraining) worden vooraf gecommuniceerd.

Aan de hand van voorinformatie, het kennismakingsgesprek en informatie uit aanvullende vragenlijsten stellen wij een persoonlijk Begeleidingsplan op.

Wij hechten veel waarde aan een duidelijke en transparante communicatie tussen begeleider, leerling, ouder(s), verzorger(s) en eventuele andere (externe) betrokkenen. Daarom maken we bij Quadraat gebruik van online clientvolgsysteem Cliendo®.

Na elk begeleidingsmoment deelt de begeleider in een dagrapportage waaraan die dag is gewerkt en welke afspraken er zijn gemaakt. Dagrapportages worden zoveel mogelijk in samenspraak met de leerling opgesteld en verzonden. Alle betrokkenen kunnen deze berichten lezen binnen de versleutelde Cliendo-omgeving, maar ook zelf een bijdrage leveren. Wij stellen het zeer op prijs als u een (pas)foto van uw kind uploadt in Cliendo.

Onderlinge communicatie en afstemming vinden wij belangrijk. Dit geldt onder andere voor contact met de school: hoe meer overeenstemming er is tussen alle betrokkenen, des te beter dat is voor het kind. Soms volstaat telefonisch of online overleg, maar andere keren is een gesprek bij Quadraat of op school nodig. In het tarief voor individuele begeleiding is één gesprek per half jaar met school en/of ouder(s)/verzorger(s) opgenomen. Als er meerdere malen overleg gewenst is, brengen wij daarvoor ons uurtarief in rekening.

Mocht de begeleider van uw kind verhinderd of ziek zijn, proberen wij vervanging te regelen. Als dit niet lukt, nemen wij contact met u op om de afspraak te wijzigen of af te zeggen.

Mocht uw kind verhinderd of ziek zijn, horen wij dit graag zo spoedig mogelijk. Wij hebben hiervoor de volgende mogelijkheden:

• u kunt dit vooraf doorgeven aan de begeleider;

• u kunt ons bellen op 071-5314637 (en een bericht achterlaten op de voicemail);

• u kunt ons een WhatsApp-bericht sturen.

Let op: bij particuliere klanten brengen wij 50% in rekening voor individuele begeleiding die niet, of binnen 24 uur, is afgezegd.

Na het eerste contact met Quadraat volgt in de meeste gevallen een kennismakingsgesprek met één van de medewerkers. Dit kennismakingsgesprek is geheel vrijblijvend. Wij brengen hiervoor geen kosten in rekening. Meestal, maar niet altijd, is dat degene die met uw kind zal gaan werken.

Tijdens de intake van 45-60 minuten bespreken wij graag met elkaar wat de hulpvraag is en vertellen wij wat we voor kinderen en jongeren kunnen betekenen. Wij verzoeken u vriendelijk relevante voorinformatie vooraf te delen of mee te nemen naar het kennismakingsgesprek.

Na het kennismakingsgesprek neemt u de beslissing of u uw kind definitief zult aanmelden voor een vorm van begeleiding.

Aan de hand van voorinformatie, het kennismakingsgesprek en informatie uit aanvullende vragenlijsten stellen wij een persoonlijk Begeleidingsplan op.

Wij hechten veel waarde aan een duidelijke en transparante communicatie tussen begeleider, leerling, ouder(s)/verzorger(s) en eventuele andere (externe) betrokkenen. Daarom maken we bij Quadraat gebruik van online clientvolgsysteem Cliendo®.

Na elk begeleidingsmoment deelt de begeleider in een dagrapportage waaraan die dag is gewerkt en welke afspraken er zijn gemaakt. Dagrapportages worden zoveel mogelijk in samenspraak met de leerling opgesteld en verzonden. Alle betrokkenen kunnen deze berichten lezen binnen de versleutelde Cliendo-omgeving, maar ook zelf een bijdrage leveren. Wij stellen het zeer op prijs als u een (pas)foto van uw kind uploadt in Cliendo.

Onderlinge communicatie en afstemming vinden wij belangrijk. In sommige gevallen geldt dit ook voor contact met de middelbare school: hoe meer overeenstemming er is tussen alle betrokkenen, des te beter dat is voor het kind. Soms volstaat telefonisch of online overleg, maar andere keren is een gesprek bij Quadraat of op school nodig. In het tarief voor individuele begeleiding (in een kleine groep) is één gesprek per half jaar met school en/of ouder(s)/verzorger(s) opgenomen. Als er meerdere malen overleg gewenst is, brengen wij daarvoor ons uurtarief in rekening.

Leerlingen kunnen worden aangemeld voor één of meerdere begeleidingsmomenten. De begeleiding in een kleine groep wordt gegeven op de volgende momenten:

• Basisonderwijs
  Maandag- en donderdagmiddag van 16:00 - 17:00 uur

• Voortgezet onderwijs
  Maandag t/m vrijdag tussen 15:00 en 18:00 uur.

Dag(en), begin- en eindtijd worden bij de start afgesproken en kunnen bij eventuele roosterwijzigingen in overleg worden aangepast.

Soms is het voor een kind door ziekte of een schoolse verplichting niet haalbaar om bij de begeleiding aanwezig te zijn.

Het inhalen van een gemist begeleidingsmoment kan bij Manon de Bakker (operationeel directeur) via Whatsapp of e-mail worden aangevraagd. Om onduidelijkheden te voorkomen staan hieronder enkele regels:

• Inhalen is alleen mogelijk indien wij voldoende bezetting hebben en de groepssamenstelling dit toelaat.

• Een inhaalmoment kan maximaal twee weken van tevoren aangevraagd worden.

• Bij ziekte van uw kind kan op de dag dat uw kind ziek is tot 12:00 uur een inhaalmoment aangevraagd worden.

• Een afspraak voor een inhaalmoment kan alleen vooraf gemaakt worden (niet achteraf).

• Een inhaalmoment is mogelijk in dezelfde week of in de twee daaropvolgende weken.

• De dagen dat wij gesloten zijn vanwege vakantie of een feestdag kunnen niet worden ingehaald.

Voor individuele begeleiding in een kleine groep wordt maandelijks een vast bedrag in rekening gebracht. De hoogte van het tarief is afhankelijk van het aantal dagen waarvoor uw kind is aangemeld. (Verminderde aanwezigheid heeft geen invloed op het te betalen bedrag).

Bij het vaststellen van de tarieven gaan wij uit van 10 maanden per schooljaar (september t/m juni). De bedragen zijn bepaald aan de hand van het aantal schoolweken per jaar, waarbij rekening is gehouden met schoolvakanties en feestdagen waarop Quadraat gesloten is (zie: jaarkalender hierboven).

Indien het schooljaar in augustus start, wordt aanwezigheid in deze maand achteraf in rekening gebracht.

Ook in de maand juli wordt de begeleiding van basisschoolleerlingen achteraf per bijeenkomst in rekening gebracht. Voor middelbare scholieren vervalt deze maand de mogelijkheid om individuele begeleiding in een kleine groep te krijgen. Voor individuele begeleiding (60 minuten per keer) kunnen afspraken op maat gemaakt worden.

Tijdens onderzoek en begeleiding krijgen leerlingen iets te drinken (water/thee) en een versnapering in de vorm van een koekje, fruit of een seizoensgebonden lekkernij aangeboden. Als dit voor u een probleem is, vragen wij u dit met de onderzoeker/begeleider te bespreken.

Onderzoek en begeleiding in een kleine groep
Leerlingen die langer dan een uur bij Quadraat aanwezig zijn, kunnen tijdens de pauze(s) eventueel door henzelf meegebracht eten nuttigen. Het gaat in deze gevallen om brood, crackertjes of tussendoortje.

Ongezond voedsel
Bij Quadraat staan we voor een (semi-)gezonde leeromgeving. Het nuttigen van fastfood, chips, snoep en gebak* is dan ook niet toegestaan. Voor een verjaardag, slagen of andere bijzondere gelegenheid kan in overleg een uitzondering gemaakt worden.

Quadraat streeft naar dienstverlening met een hoge kwaliteit. Mocht de opdrachtgever (ouder, verzorger of organisatie) ondanks onze inspanningen niet tevreden zijn, dan willen wij graag dat u dit aan ons laat weten. Wij nemen elke klacht serieus en hopen met u tot een passende oplossing te komen. Tegelijkertijd zien wij in een dergelijke melding de kans om onze werkzaamheden te optimaliseren.

🔗 Quadraat klachtenregeling

Wij respecteren de privacy van onze cliënten. Wij geven daarom nooit zonder toestemming van u en uw kind informatie aan anderen (scholen, andere begeleidende instanties, etc.).

🔗 Privacyverklaring